253290

Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh
chóng, kịp thời và có hiệu quả.
Thứ hai, văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt
động của lãnh đạo cơ quan đƣợc thƣờng xuyên, liên tục và đạt đƣợc mục tiêu đề
ra.
Ngoài ra, văn phòng là một cỗ máy tổng hợp, điều hành mọi hoạt động của cơ
quan.
Mặt khác, văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp, liên hệ trao
đổi công việc của cơ quan mình với cơ quan khác, với các công tác và các ban
ngành có liên quan.
1.1.2.1. Vai trò:
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan.
- Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đặc biệt, là quan hệ đối ngoại
của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể với các đối tƣợng trong và ngoài tổ chức.
- Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, tất cả các việc của
văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý.
- Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ
quan.
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của tất
cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng.
1.1.2.2. Chức năng:
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
mà văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù tổ chức ở mức độ nào,
văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản là : tham mƣu, tổng hợp và hậu cần.
1. Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan ( thuộc về ngƣời quản lý ), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính
khoa học, ngƣời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhƣ những ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó
đƣợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đƣa ra những quyết định chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án giải quyết kịp thời và
đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính
tham vấn ( ít bị sức ép, gò bó ) và mang tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp
giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này
đƣợc gọi là chức năng tham mƣu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công
tác văn phòng.
Tóm lại tham mƣu là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm đề xuất ý
kiến, quyết định đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn tham mƣu
tốt dựa trên hoạt động tổng hợp thông tin tốt.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

2. Chức năng tổng hợp:
Đối với doanh nghiệp việc thu thập thông tin rất cần thiết, tất cả những
thông tin và những vấn đề tƣ vấn cho các nhà quản lý dều xuất phát từ những
thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời tất cả những thông tin ngƣợc, thông tin
phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọ đối tƣợng. Văn phòng là đầu mối thu thập và
đƣa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các
nhà quản lý. Quá trình thu thập,quản lý sử dụng thông tin phải tuân theo những
nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho
công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của
văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức
năng tham mƣu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của
cơ quan, tổ chức đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp.
Từ hai chức năng trên ta thấy tham mƣu và tổng hợp là hai công việc riêng
lẻ nhƣng lại nhằm vào mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có đƣợc cơ sở
khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
3. Chức năng hậu cần:
Văn phòng là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban
chức năng khác nhau trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án
chuyên biệt.
Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị không thể thiếu điều kiện vật
chất nhƣ nhà cửa, thiết bị, công cụ, tài chính…Những vấn đề đó thuộc về hoạt
động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ kịp thời cho mọi quá trình, mọi
lúc, mọi nơi.
Trụ sở phòng làm việc của cơ quan, tổ chức văn phòng phải có cách sắp
xếp phù hợp với mỗi loại việc, với mỗi vị trí làm việc trong từng điều kiện môi
trƣờng làm việc cụ thể cho dù các thiết bị đơn sơ hay hiện đại cũng phải đƣợc bố
trí hợp lý, tiện lợi, hiệu quả. Những vật dụng thƣờng xuyên, nguồn tài chính cung
cấp cho hoạt động của cơ quan đơn vị do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định
mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng.
Muốn hoạt động phải có nguyên vật liệu và nguồn tài chính song hiệu quả
hoạt động lại phụ thuộc vào phƣơng thức quản lý sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế
nào của các cơ quan, đơn vị.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham
mƣu, tổng hợp, hậu cần…Các chức năng này vừa có tính độc lập nhƣng vừa hỗ
trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan
văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ cần
thiết, quyết định đến sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng:
Để thực hiện các chức năng của văn phòng, văn phòng cần có những nhiệm
vụ chủ yếu sau:
+ Phục vụ sự chỉ đạo và điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng phải chịu sự theo dõi, đôn đốc, tổng kết kết quả thực hiện các
chƣơng trình, kế hoạch làm việc trong cơ quan. Thông báo ý kiến, kết luận và chỉ
đạo của lãnh đạo đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Định kỳ làm báo cáo tổng
kết về tình hình hoạt động của cơ quan theo tuần, tháng, quý, năm. Xin ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết những công việc mới hoặc đột
xuất.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ quan.
Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập và hoạt động của
cơ quan. Xây dựng các quy chế, quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu, soạn
thảo văn bản, xử lý các văn bản đến đi, quản lý các sổ sách, biểu mẫu trong cơ
quan. Xây dựng các chƣơng trình, các nội dung cho các sự kiện quan trọng cơ
quan. Ví dụ nhƣ: sơ kết, tổng kết, các buổi gặp mặt, các ngày lễ lớn, các kỳ đại
hội, hội nghị khách hàng….
+ Tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính, quản lý chất lƣợng theo ISO
hoặc chuyển đổi tổ chức quản lý.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu trữ trong
toàn thể cơ quan đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các công tác này ở
các bộ phận chức năng khác trực thuộc cơ quan.
+ Tổ chức tập huấn các nghiệp vụ: văn thƣ, lƣu trữ , tổ chức các sự kiện
trong cơ quan, xây dựng lịch trình công tác.
+ Tham mƣu, tổ chức thực hiện công tác xây dựng bộ máy của cơ quan và
bố trí nhân sự.
Tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác tổ chức cán bộ đúng
với quy định.
Xây dựng bộ máy trong cơ quan, bố trí nhân sự cho các phòng ban sao cho
đáp ứng đúng yêu cầu hoạt động phát triển của cơ quan.
Xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự, kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các
chính sách đãi ngộ trong cơ quan.
Lập và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên và giải quyết các thủ tục, các
chính sách có liên quan đến vấn đề nhân sự. Ví dụ: Kí hợp đồng lao động, các thủ
tục về nghỉ việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm….
+ Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán của cơ quan.
 Quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác tài chính kế toán ( trong trƣờng hợp cơ quan không có phòng
Tổ chức , kế toán chuyên trách nghiệp vụ này).
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

 Quản lý vật tƣ, tài sản, bảo dƣỡng, mua sắm, sửa chữa, thanh lý theo
quy định.
 Xây dựng quỹ lƣơng và xét duyệt phân bổ quỹ lƣơng và các kinh phí
hành chính khác đối với đơn vị trực thuộc.
 Xây dựng định mức lao động và đánh giá tiền lƣơng để trình lên lãnh
đạo ký duyệt.
+ Tổ chức thực hiện các thông tin trong cơ quan, đại diện cho cơ quan và
lãnh đạo cơ quan cung cấp các thông tin cho các cơ quan truyền thông đại chúng
và các tổ chức cá nhân khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
 Giúp lãnh đạo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại.
 Tổ chức lƣu trữ và bảo mật thông tin.
 Triển khai xây dựng mạng thông tin nội bộ để cho quá trình truyền
đạt thông tin trong nội bộ đƣợc thông suốt và nhanh chóng.
1.2. Công tác quản trị văn phòng:
1.2.1. Khái niệm:
Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ
thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt đƣợc mục tiêu nhất định.
1.2.2.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng:
Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có
thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ
chức.Văn phòng hoặc phòng hành chính là “ bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai,
là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng, khoa
học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và
hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính
sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể đƣa ra
quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu
tố quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và
có thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn
liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng đặc biệt có vị trí quan
trọng trong bất kỳ tổ chức nào.
Tuy nhiên để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác vào văn
phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này
một cách khoa học.Thủ trƣởng cơ quan, đơn vịcần trực tiếp và thƣờng xuyên
chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng
vững mạnh.Ngoài ra, bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp, tùy theo
quy mô và tính chất hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bộ máy văn phòng có thể
tổ chức đầy đủ các bộ phận và số lƣợng nhân viên hoặc tổ chức gọn nhẹ ở mức tối
thiểu.Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, trang thiết bị cần thiết và các điều
kiện vật chất khác đảm bảo cho hoạt động của văn phòng.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

1.2.3. Nội dung công tác tổ chức quản trị văn phòng:
- Phân tích, dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức.
Hƣớng hoạt động văn phòng theo hƣớng hiện đại hóa, phát triển bền vững
đòi hỏi các nhà quản trị phải phân tích đƣợc thực trạng văn phòng. Đánh giá đƣợc
các tiềm năng, nguồn lực của văn phòng.
- Xây dựng kế hoạch và chƣơng trình hoạt động.
Dựa trên mục tiêu tổ chức đã đạt đƣợc bộ phận văn phòng sẽ xây dựng kế
hoạch hoạt động cho toàn bộ tổ chức bao gồm: kế hoạch mục tiêu ( kế hoạch tổng
thể ), kế hoạch tổ chức ( phân bổ các quỹ về nhân sự, tài chính, tổ chức…). kế
hoạch nguồn lực và kế hoạch tiến độ thực hiện.
Những mục tiêu dài hạn cần đƣợc cụ thể hóa thành những mục tiêu cụ thể
để chủ động tập trung nguồn lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu một cách tốt nhất.
- Lãnh đạo điều hành việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch.
Văn phòng phải chuyển tải những nội dung trong kế hoạch hoạt động đến
từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức để họ thống nhất về mục tiêu, về biện pháp
và cùng nhau tự giác thực hiện. Các nhà quản trị phải chỉ đạo, điều hành
công việc một cách sát sao đúng với chƣơng trình kế hoạch đã xây dựng.
- Phân công, phối hợp trong thực thi công việc.
Khi triển khai thực hiện kế hoạch từng phòng ban, từng đơn vị, từng cá
nhân phải đƣợc phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc phải căn cứ theo chức năng
của từng phòng ban, đơn vị, cá nhân. Căn cứ trên năng lực, trình độ và sở trƣờng
của cá nhân.
Trong khi phân công công việc nhà quản trị cần lƣu ý tạo điều kiện và xây
dựng các cơ chế phối hợp hoạt động để tạo thành một khối thống nhất trong việc
thực thi các nhiệm vụ đề ra.
- Cung cấp nguồn lực.
Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức thì phải sử dụng và tiêu hao các nguồn
lực trong tổ chức đó và văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp kịp
thời và đầy đủ các nguồn lực theo yêu cầu hoạt động.
Ở mỗi một phòng ban và giai đoạn hoạt động nhu cầu nguồn lực không
giống nhau.
- Thu hút các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng.
Mục tiêu của tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc khi có sự tham gia của tất cả các
thành viên. Vì vậy bộ phận văn phòng phải biết tác động để cho toàn bộ nhân viên
thực hiện nhiệm vụ của mình với ý thức tự giác, tinh thần sáng tạo, chủ động cải
tiến công việc, đề xuất sáng kiến góp phần nâng cao chất lƣợng công việc và hoàn
thành tốt các nhiệm vụ và công tác văn phòng.
- Điều chỉnh các hoạt động.
Trong quá trình quản lý và điều hành việc thực thi các kế hoạch giữa các bộ
phận, các cá nhân hoặc trong từng giai đoạn thƣờng là không đều nhau có thể xảy
ra sai lệch so với định hƣớng ban đầu vì thế cần điều chỉnh.
- Tổng kết rút kinh nghiệm.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

Việc tổng kết rút kinh nghiệm để có đƣợc để có đƣợc những bài học mang
tính lí luận và thực tiễn trong một tổ chức là rất cần thiết. Vì thế yêu cầu đặt ra
cho bộ phận văn phòng khi làm công tác này là phải nghiêm túc, đánh giá tổng kết
một cách toàn diện có hệ thống.
- Huấn luyện chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn
phòng.
Văn phòng phải có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch và chỉ đạo, việc đào
tạo, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn
phòng đáp ứng đúng yêu cầu phát triển của tổ chức.
1.2.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức quản trị văn phòng:
Hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và
yếu tố bên ngoài.
Các yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng gián tiếp dến hoạt động của văn phòng bao
gồm yếu tố tự nhiên và yếu tố xã hội gọi là môi trƣờng hoạt động của văn phòng.
Các yếu tố bên trong thƣờng đa dạng, phong phú và rất quan trọng, quyết
định hiệu quả hoạt động của văn phòng , cần quan tâm toàn diện nhất là những
yếu tố cơ bản sau:
* Quy mô và hình thức tổ chức của cơ quan:
Các cơ quan càng lớn càng có nhiều đơn vị trực thuộc hoặc có nhiều hoạt
động trên nhiều địa bàn khác nhau thì công tác quản trị càng khó khăn và phức
tạp.
Nếu nhƣ hình thức tổ chức trong một cơ quan không khoa học, việc phân
công các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong tổ chức không cụ thể thì
công tác quản trị văn phòng cũng sẽ gặp những khó khăn nhất định.
* Con ngƣời trong tổ chức:
Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức, cơ quan nào là tuy thuộc vào việc sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên mà nhất là tài nguyên về nhân lực. Yếu tố
nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm
đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ
chức nói chung và của từng thành viên nói riêng.
* Quy chế hoạt động của tổ chức nói chung và của bộ phận văn phòng nói riêng:
Quy chế hoạt động của cơ quan và các quy định của văn phòng góp phần
tạo lập ra sự ràng buộc các mối quan hệ công tác và các mối quan hệ này sẽ quyết
định đến kết quả hoạt động tổ chức trong đó có công tác quản trị văn phòng
* Trang thiết bị văn phòng:
Văn phòng là một bộ phận quản lý, ở đó có các cán bộ công nhân viên đƣợc
đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lƣu trữ
và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức hành
chính. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho
việc giải quyết công việc thuận lợi hơn. Nếu trang thiết bị hiện đại sẽ giúp cho
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

công việc của phòng thuận lợi, kịp thời và nhanh hơn, ngƣợc lại nếu trang thiết bị
cũ hoặc hay hỏng hóc, khó sử dụng sẽ khiến gây cản trở công việc, làm cho công
việc trở nên chậm trễ. Nhƣ vậy để văn phòng đƣợc hoạt động thuận lợi, ngoài sự
nỗ lực, cố gắng bên trong của văn phòng, các yếu tố bên ngoài cũng ảnh hƣởng
lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Ngƣời đứng đầu cơ
quan tổ chức cần thƣờng xuyên quan tâm, xây dựng, hoàn thiện đội ngũ cán bộ,
nhân viên văn phòng và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động có
hiệu quả.
1.2.5. Ý nghĩa khoa học của công tác quản trị văn phòng trong cơ quan
nhà nƣớc:
Trong nền kinh tế thị trƣờng, đặc biệt trong giai đoạn Việt Nam là thành
viên của tổ chức WTO, công tác văn phòng ( quản trị văn phòng ) có vai trò quan
trọng đặc biệt đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng. Văn
phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng
bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi theo hoạt động của văn
phòng. Quản trị văn phòng hợp lý khoa học tức là nếu các yếu tố đó đƣợc tổ chức
hợp lý, khoa học sẽ mang hiệu quả kinh tế và những giá trị thực tế to lớn nhƣ sau:
1.2.5.1. Tạo nên một tổ chức ổn định, hợp lý
Chức năng đầu tiên của quản trị văn phòng là tổ chức cơ quan, đơn vị theo
một nội dung, phƣơng thức nhất định trong khi mục tiêu của quản lý là năng suất,
chất lƣợng và hiệu quả. Bởi vậy ngay từ khâu tổ chức đơn vị, các nhà quản trị đã
phải quan tâm tạo dựng một tổ chức hợp lý, khoa học.
1.2.5.2. Cho phép tăng khả năng linh động của tổ chức
Tính linh động của một tổ chức phụ thuộc cả vào công tác tổ chức, quản lý
và điều hành. Nếu các yếu tố cầu thành tổ chức đƣợc xếp đặt đúng đắn, phù hợp
về lƣợng và chất sẽ tạo nên khả năng vận động thông thoáng dễ dàng. Yếu tố điều
hành sẽ tạo nên sức mạnh vận hành của các yếu tố đƣợc tổ chức thông qua việc
xác định mối quan hệ giữa các yếu tố và sự phối kết hợp giữa chúng. Những hoạt
động đó nếu đƣợc tổ chức khoa học và hợp lý sẽ làm tăng khả năng linh động của
mỗi yếu tố và của cả tổ chức.
1.2.5.3. Hạn chế đƣợc những ách tắc trong thu nhận và chuyển phát thông
tin
Hoạt động văn phòng liên quan trực tiếp và toàn diện đến thu nhận, xử lý,
quản lý, sử dụng và lƣu trữ thông tin. Bởi vậy thông tin trong tổ chức bị ách tắc sẽ
làm cho hoạt động của cơ quan trì trệ và đứt đoạn hoặc vận động sai mục tiêu. Cả
hai kết quả đó đều không phải mong muốn của các nhà quản trị nên họ luôn có ý
thức tổ chức, điều hành hệ thống thông tin của đơn vị một cách tốt nhất. Điều đó
phù hợp với yêu cầu tổ chức quản trị văn phòng khoa học.
1.2.5.4. Tạo lập ý thức tự giác của ngƣời lao động trong tổ chức
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

Tổ chức cơ quan bao gồm cả tổ chức nhân sự, một yếu tố đặc biệt quan
trọng trong các yếu tố nên các nhà quản trị đã có ý thức tạo ra một cơ cấu nhân sự
hợp lý. Bố trí nhân sự hợp lý đã tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động của
đơn vị, phát huy đƣợc lợi thế về chuyên môn hóa, về tâm lý lao động. Điều này
chỉ có thể đạt đƣợc khi tổ chức quản trị đơn vị khoa học.
1.2.5.5. Tiết kiệm chi phí cho tổ chức
Quản trị khoa học sẽ tạo ra sự hài hòa, hợp lý giữa các yếu tố có trong tổ
chức, cho phép sử dụng triệt để về số lƣợng và có thể khai thác hết năng lực của
chúng để phục vụ cho hoạt động có mục đích của tổ chức. Điều đó cũng chứng tỏ
kết quả tiết kiệm do tổ chức quản trị khoa học, hợp lƣ.
1.2.5.6. Giúp cho việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, kịp thời các hoạt động
diễn ra trong tổ chức
Mỗi bộ phận, cá nhân đều có những nhiệm vụ cụ thể, không giống nhau về
quá trình, về thời điểm hoạt động nên rất khó theo dõi, kiểm tra. Muốn giám sát
có kết quả các hoạt động của đơn vị thì công tác tổ chức, quản trị văn phòng phải
đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Tính khoa học đƣợc thực hiện từ khi tổ chức cơ
quan đơn vị đến khi điều khiển, điều chỉnh, giám sát hoạt động của các nhà quản
trị.
1.2.6. Một số nguyên tắc trong công tác quản trị văn phòng:
Thuật ngữ “ nguyên tắc” đƣợc hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi
tổ chức, cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc đƣợc xây dựng trên cơ sở từ thực
tiễn sau đó đƣợc kiểm tra bởi thực tiễn, do vậy các nguyên tắc không phải là bất
biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi, các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc
tổ chức hoạt động văn phòng công ty phải đảm bảo theo các nguyên tắc đã đƣợc
ban hành .
1.2.6.1 Nguyên tắc pháp chế
Pháp chế đƣợc hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy Văn
phòng, buộc mọi ngƣời trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh
và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng đƣợc xây dựng,
ban hành thì buộc các nhà quản trị phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy tắc
đó, đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải
thực hiện các quy chế, quy định đó. Ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy theo
mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan.
1.2.6.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc tập trung dân chủ là hai mặt của một vấn đề. Để mọi mặt của
đơn vị cùng hƣớng về một mục tiêu chung nhà quản lý phải tạo lập sự thống nhất
trong công tác điều hành, phải giải quyết những vấn đề đƣợc coi là có lợi cho tổ
chức trên cơ sở quy tắc, quy chế thể chế chung. Nguyên tắc này đảm bảo cho việc
thu hút cán bộ, công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào công việc quản
lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng, nguyên tắc này nhằm phát huy năng
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

lực, tính trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào
mọi hoạt động của văn phòng, đây đƣợc xem là yếu tố rất quan trọng liên quan
đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động văn phòng.
1.2.6.3 Nguyên tắc liên tục
Văn phòng công ty là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục
vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông
tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn
phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ
thƣờng trực, giao tiếp giải quyết công việc hàng ngày, chế đọ phân công ủy quyền
trách nhiệm…không để xảy ra tình trạng gián đoạn, ngừng trệ công việc ở văn
phòng, giữa các bộ phận văn phòng với nhau.
1.2.6.4 Nguyên tắc trách nhiệm gắn với quyền hạn, nghĩa vụ
Hoạt động quản trị gắn liền, trực tiếp với kết quả hoạt động đơn vị nên phải
gắn đƣợc trách nhiệm của các nhà quản trị với nghĩa vụ của họ. Đồng thời để thực
thi công việc của họ còn cần phải có những quyền hạn nhất định theo phân cấp
nên không chỉ gắn trách nhiệm với nghĩa vụ mà còn gắn trách nhiệm với quyền
hạn. Quyền hạn càng cao thì trách nhiệm càng lớn.
1.2.6.5 Nguyên tắc sử dụng kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ, chuyên môn
hành chính cao
Vì ngƣời quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị,
tạo động cơ thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải
có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của ngƣời quản lý tỉ
lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến cảu các biện pháp quản lý. Điều
đó là ngƣời quản lý giỏi có nghiệp vụhành chính cao, phạm vi và cấp bậc cho
phép càng lớn.
1.2.7. Hiện đại hóa công tác văn phòng:
Hiện đại hóa công tác văn phòng là đòi hỏi bức xúc của xã hội trong giai
đoạn phát triển hiện nay. Hiện đại hóa công tác văn phòng phải đƣợc tiến hành
trên một số lĩnh vực chủ yếu sau:
- Tổ chức bộ máy văn phòng gọn nhẹ, hiệu quả.
- Trang thiết bị văn phòng phải hiện đại hóa.
- Từng bƣớc công nghệ hóa công tác văn phòng, xây dựng văn phòng
điện tử.
- Không ngừng cải tiến nghiệp vụ hành chính văn phòng.
1.3. Công tác quản trị và phát triển nhân sự văn phòng hành chính:
1.3.1. Khái niệm:
1.3.1.1 Nhân sự:
Nhân sự là thuật ngữ chỉ tất cả những ngƣời đang làm việc trong một tổ chức nào đó.
Nhân lực là thuật ngữ chỉ con ngƣời đƣợc xem xét ở thể động.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P

Con ngƣời đƣợc coi là nguồn nhân lực quý giá nhất của tổ chức, nó cũng
khan hiếm , cạn kiệt, biến động và biến mất. Điều này đặt ra thách thức đối với
nhà quản lý.
1.3.2. Quản trị nhân sự:
Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động nhằm xây dựng, phát triển, sử dụng
đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lƣợng lao động phù hợp với yêu cầu công
việc cả về chất và lƣợng.
Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch
định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho ngƣời lao động trong tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc và
định hƣớng viễn cảnh của tổ chức ( Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự)
Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động
chức năng về thu hút, đào tạo và phát triển, duy trì con ngƣời của một tổ chức
nhằm đạt đƣợc hiệu quả tối ƣu cho cả tổ chức lẫn nhân viên ( Trần Kim Dung –
Quản trị nguồn nhân lực).
1.3.3. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác tổ chức nhân sự:
- Phải luôn quan tâm đến con ngƣời trong tổ chức ngay từ đầu, phát triển và
duy trì họ để có đƣợc năng suất làm việc tốt nhất.
- Phải xây dựng hệ thống chính sách nhân sự đúng đắn và hợp lý.
- Luôn tăng cƣờng về chất cho đội ngũ lao động.
- Luôn tìm kiếm thông tin về nguồn nhân lực mới để bổ sung thay thế khi
cần.
- Quản trị nhân sự ngày càng mang tính cạnh tranh gay gắt nên nó đòi hỏi
các tổ chức phải xây dựng các chƣơng trình kế hoạch nhân sự cụ thể (quy hoạch
và dự báo) cũng nhƣ các giải pháp về nhân sự kịp thời, chính xác.
1.3.4. Chức năng công tác tổ chức nhân sự
1.3.4.1. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự.
Nhằm đảm bảo có đủ số lƣợng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho
công việc của doanh nghiệp
Bao gồm các hoạt động: dự báo và hoạch định nhân sự, phân tích công
việc, thu thập và lƣu giữ, xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp
và tuyển dụng.
1.3.4.2. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển:
Nhằm nâng cao nhân lực của nhân viên, đảm bảo họ có các kỹ năng, trình
độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao và tạo điều kiện cho
nhân viên đƣợc phát triển tối đa các năng lực cá nhân.
Bao gồm các hoạt động : hƣớng nghiệp, huấn luyện, đào tạo các kỹ năng
thực hành, bồi dƣỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức công
nghệ mới cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ.

Xem chi tiết: 253290