Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
- Kế toán hàng tồn kho kiểm tra ghi sổ, nếu cha ghi đơn giá thì ghi và tính
thành tiền, thực hiện bảo quản lu trữ.
Đối với chơng trình luân chuyển phiếu xuất kho
- Ngời có yêu cầu đề nghị xuất nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá viết
giấy xin xuất.
- Giám đốc và kế toán trởng xét duyệt từ ngời phụ trách sản xuất trực tiếp
hoặc là ngời sử dụng trực tiếp.
- Phụ trách bộ phận cung ứng viết phiếu xuất.
- Thủ kho thực hiện xuất kho, ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.
- Kế toán ghi sổ kế toán và sau đó chuyển sang bảo quản lu trữ.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán :
Tài khoản kế toán là phơng pháp của kế toán để phân loại, phản ánh, kiểm
tra thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự vận động của tài sản, nguồn
vốn trong quá trình kinh doanh.
Trên góc độ hạch toán kế toán hàng tồn kho trong một loại hình doanh
nghiệp cụ thể nh sau:
- Trong đơn vị sản xuất, hàng tồn kho thờng bao gồm: thành phẩm tồn kho
(TK 155), hàng gửi bán (TK 157), nguyên vật liệu (TK 152), công cụ dụng cụ
(TK 153) và sản phẩm dở dang (TK 154); và cũng có thể hàng hoá dự trữ để bán.
- Trong doanh nghiệp thơng mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hoá dự trữ
để bán (TK 156), thành phẩm trong kho (TK 155), hàng gửi bán và gia công để
bán (TK157), và hàng đang đi đờng (TK151).
- Trong doanh nghiệp xây lắp, hàng tồn kho thờng chiếm tỷ trọng lớn, lại
là sản phẩm xây lắp dở dang (TK 154).
- Hàng tồn kho ở nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác cũng rất đa
dạng nh ở doanh nghiệp hoạt động trong kinh doanh khách sạn thờng tổ chức các
kho hàng rất lớn (kho rợu, kho thực phẩm, kho các trang thiết bị của nhà hàng,
khách sạn ); còn ở các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nh dịch vị t vấn luật,
dịch vụ t vấn kiểm toán kế toán thì hàng tồn kho hầu nh không có.
Tổ chức sổ kế toán:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong
hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với hàng tồn kho. Hệ thống này
cung cấp những thông tin về lợng hàng tồn kho có trong tay, những thông tin về
mua bán hàng tồn kho cũng nh tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ, giá trị sản phẩm dở dang, giá thành sản phẩm nhập kho.
Tổ chức sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phơng pháp đối ứng tài
khoản trên sổ kế toán. Sổ kế toán là phơng tiện vật chất để hệ thống hoá các số
liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Sổ kế toán bao
gồm nhiều loại tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý để tổ chức sổ kế toán cho phù hợp.
Trong doanh nghiệp thờng tổ chức hai hệ thống sổ: sổ kế toán chi tiết và sổ kế
toán tổng hợp. Theo chế độ kế toán Việt Nam đơn vị có thể chọn một trong các
hình thức sổ kế toán sau:
+ Hình thức nhật ký chứng từ
+ Hình thức nhật ký chung
+ Hình thức chứng từ ghi sổ
+ Hình thức nhật ký sổ cái
Ph ơng pháp tính giá và tổ chức hạch toán hàng tồn kho
Tính giá hàng tồn kho là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch
toán hàng tồn kho. Tính giá hàng tồn kho là dùng tiền để biểu hiện giá trị của
chúng.
Có các phơng pháp tính giá hàng tồn kho nh sau:
+ Đối với nguyên vật liệu, dụng cụ hàng hoá nhập kho: Tính theo giá
gốc( giá thực tế)
Giá thực tế = Giá ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua chiết khấu thơng
mại hàng mua bị trả lại + thuế nhập khẩu( nếu có)
+ Đối với nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hoá xuất kho:
Hàng ngày vật t hàng hoá nhập kho đợc kế toán ghi nhận theo giá thực tế
nhng đơn giá các lần nhập là khác nhau và thời điểm nhập là khác nhau. Do đó
kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật t, thành phẩm, hàng hoá mỗi lần
xuất kho. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng
một trong các phơng pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tế xuất
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc riêng cho từng loại: phơng pháp tính
giá thực tế đích danh, phơng pháp giá bình quân gia quyền, phơng pháp nhập trớc
xuất trớc, phơng pháp nhập sau xuất trớc, phơng pháp bình quân sau mỗi lần
nhập.
Mỗi phơng pháp tính giá thực tế xuất kho của vật t, hàng hoá đều có
những u nhợc điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phơng
pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên
và trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán hàng tồn kho là thiết kế công tác hạch toán trên hệ
thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo nhập- xuất- tồn
cho các loại vật t, sản phẩm và hàng hoá tăng giảm trong kỳ kế toán. Hạch toán
hàng tồn kho bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.
+ Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong
3 phơng pháp sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển, phơng pháp sổ số d.
+ Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Để hạch toán hàng tồn kho kế toán có
thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Việc áp dụng phơng pháp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của từng doanh
nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ kế toán viên và cũng nh quy
định về chế độ kế toán hiện hành. Từ đó căn cứ vào hình thức sổ kế toán doanh
nghiệp đã chọn để ghi vào sổ kế toán tổng hợp phù hợp.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên: là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hình biến động của hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài
khoản phản ánh từng loại hàng hàng tồn kho.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ: là phơng pháp không theo dõi một cách th-
ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của vật t, sản phẩm, hàng hoá trên các
tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị của hàng tồn
kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn thực tế và l-
ợng xuất thực tế.
Tuy nhiên việc sử dụng phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên đối với
hàng tồn kho cho phép các doanh nghiệp kiểm soát tình hình hàng tồn kho một
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
cách chặt chẽ, tránh dự trữ thừa không cần thiết làm tăng chi phí lu kho và giảm
hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nh vậy, từ những đặc điểm, tính chất về tổ chức công tác kế toán hàng tồn
kho ta có thể thấy đợc sự cần thiết của việc kiểm toán hàng tồn kho trong báo cáo
tài chính thể hiện qua một số điểm nh sau.
1.3. Sự cần thiết phải kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo
tài chính:
Hàng tồn kho thờng chiếm một tỷ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lu
động của doanh nghiệp và rất dễ xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn. Do đó
Kiểm toán viên phải chú ý tới cách thức phân loại của hàng tồn kho để đảm bảo
cho việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho, bảo quản vật chất hàng tồn kho; đồng
thời đảm bảo cho việc thiết kế tài khoản, chứng từ hạch toán cũng nh việc trình
bày trên báo cáo tài chính đợc đúng đắn.
Trong kế toán có rất nhiều phơng pháp hạch toán lựa chọn để định giá
hàng tồn kho, và đối với mỗi loại hình hàng tồn kho doanh nghiệp có thể lựa
chọn các phơng pháp khác nhau. Tuy nhiên kiểm toán viên có thể gặp khó khăn
trong việc định giá hàng tồn kho, nhất là trong trờng hợp hàng tồn kho của doanh
nghiệp có tính chất đặc biệt. Ví dụ nh hàng tồn kho là đồ quý hiếm, các sản
phẩm công nghệ phức tạp Lúc đó ngoài việc phải đảm bảo tính thống nhất
trong việc sử dụng phơng pháp định giá hàng tồn kho giữa các kỳ còn cần phải
dự tính tới khả năng cần sự hỗ trợ của các chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác.
Kiểm toán viên cũng thờng gặp khó khăn trong việc ớc tính về giá trị
thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho vì theo chuẩn mực 02 thì khi thực
hiện việc ớc tính cần phải tính tới sự biến động của giá cả hoặc chi phí liên quan
trực tiếp đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện
này đợc xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ớc tính. Ngoài ra ớc tính
này cũng phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho Nh vậy, việc xác
định giá trị hàng tồn kho ảnh hởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có
ảnh hởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm.
Hàng tồn kho đợc bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, lại do nhiều
ngời quản lý. Mặt khác do tính đa dạng của hàng tồn kho với nhiều định mức
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
hàng tồn kho nên điều kiện bảo quản cũng rất khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu
bảo quản của từng loại hàng tồn kho. Vì thế công việc kiểm soát vật chất, kiểm
kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho sẽ gặp nhiều khó khăn, đôi khi có sự nhầm
lẫn, sai sót và dễ bị gian lận. Ví dụ trong trờng hợp hàng tồn kho đợc bảo quản ở
nhiều địa điểm khác nhau, kiểm toán viên có thể sẽ không thực hiện kiểm kê đợc
với tất cả các kho hàng. Khi đó kiểm toán viên phải quan sát kỹ hệ thống các kho
hàng để lựa chọn kho tiến hành kiểm kê. Kiểm toán viên cũng phải chọn mẫu
hàng với kho đã đợc chọn để kiểm kê đồng thời thực hiện các thủ tục bổ sung
đảm bảo cho kết quả kiểm kê với toàn bộ hàng tồn kho của khách hàng.
2. Đặc điểm của hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính:
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho là một phần hành trong kiểm toán báo
cáo tài chính. Do đó, kiểm toán chu trình hàng tồn kho vừa thể hiện đặc điểm của
kiểm toán báo cáo tài chính vừa thể hiện nội dung phù hợp với đặc điểm riêng
của chu trình.
2.1.Kiểm toán chu trình hàng tồn kho thể hiện đặc điểm của kiểm toán
Báo cáo tài chính:
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho có chức năng: xác minh và bày tỏ ý kiến
của kiểm toán viên về việc trình bày, công bố trên báo cáo tài chính của doanh
nghiệp khoản mục hàng tồn kho, khoản mục giá vốn và các khoản mục khác có
liên quan đến hàng tồn kho.
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho có trình tự tơng tự nh trình tự Kiểm toán
tài chính, bao gồm: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, kết thúc kiểm toán.
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho cũng sử dụng các phơng pháp kiểm toán
cơ bản; tiến hành các loại thử nghiệm( kiểm soát, phân tích, trực tiếp số d ) khi
thực hiện kiểm toán.
2.2.Kiểm toán chu trình hàng tồn kho thể hiện đặc điểm riêng của chu
trình:
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho thể hiện đặc điểm riêng của chu trình để
phân biệt với kiểm toán các chu trình khác trong kiểm toán báo cáo tài chính.
Đối tợng kiểm toán:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Đối tợng của kiểm toán chu trình hàng tồn kho là số d khoản mục hàng
tồn kho trên Bảng cân đối kế toán và chi phí hàng tồn kho theo chức năng đợc thể
hiện qua khoản mục giá vốn hàng bán trong Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Đặc điểm kiểm toán chu trình hàng tồn kho thể hiện qua mục tiêu kiểm
toán đặc thù:
Mục tiêu của kiểm toán chu trình hàng tồn kho là giúp kiểm toán viên đa
ra ý kiến trung thực và hợp lý của số d các khoản mục trong chu trình: số d
khoản mục hàng tồn kho và khoản mục giá vốn hàng bán trên Báo cáo tài chính.
Đồng thời xác định những ảnh hởng của việc trình bày hàng tồn kho đến các
khoản mục chi phí có liên quan( chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp).
Theo đó các mục tiêu đặc thù của chu trình đợc xác định nh sau:
Bảng 1: Các mục tiêu của chu trình HTK
Cơ sở dẫn
liệu
Mục tiêu đối với nghiệp vụ Mục tiêu đối với số d
Tính hợp lý
chung
Tất cả hàng tồn kho đều biểu hiện
hợp lý
Các mục
tiêu chung
khác
Hiệu lực Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện số
hàng hóa đợc mua trong kỳ.
Các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã ghi sổ đại
diện cho hàng tồn kho đợc chuyển từ nơi này
đến nơi khác, từ loại này sang loại khác.
Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã ghi sổ đại
diện cho số hàng tồn kho đã xuất bán trong
kỳ.
Tất cả hàng tồn kho đều hiện hữu
vào ngày lập bảng cân đối tài sản
Trọn vẹn Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển và tiêu
thụ hàng tồn kho xảy ra trong kỳ đều đợc
phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán.
Tất cả hàng tồn kho hiện có đã đợc
tính và ghi vào tài khoản tổng hợp
hàng tồn kho
Quyền và
nghĩa vụ
Trong kỳ doanh nghiệp có quyền đối với số
hàng tồn kho đã ghi sổ
Doanh nghiệp thực sự có quyền sở
hữu với tất cả các khoản mục hàng
tồn kho đợc liệt kê
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Đo lờng và
tính giá
Chi phí nguyên vật liệu và hàng hoá thu mua,
giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang phải đ-
ợc xác định chính xác và phù hợp với chế độ
kế toán chung đợc thừa nhận.
Số d hàng tồn kho phải đợc phản
ánh đúng giá trị thực hoặc giá trị
thuần của nó và tuân theo các
nguyên tắc chung đợc thừa nhận.
Phân loại
và trình
bày
Các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho
phải đợc xác định và phân loại đúng đắn trên
hệ thống các báo cáo tài chính.
Các loại hàng tồn kho đợc phân
loại đúng đắn, đợc trình bày,
thuyết minh và công bố cụ thể( về
hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu,
hàng tồn kho nhận giữ hộ, đã đem
cầm cố).
Đặc điểm kiểm toán chu trình hàng tồn kho đợc thể hiện qua phơng
pháp Kiểm toán đợc áp dụng:
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho ngoài việc sử dụng các phơng pháp
kiểm toán cơ bản nh các phần hành khác còn thể hiện đặc điểm riêng thông qua
việc chú trọng nhiều hơn đến việc sử dụng phơng pháp: kiểm kê, điều tra và ph-
ơng pháp cân đối.
Trong quá trình quan sát vật chất hàng tồn kho, kiểm toán viên sử dụng
hai phơng pháp kiểm kê và điều tra nhằm đánh giá tính chính xác của cuộc kiểm
kê, nhận định về phơng diện vật chất hàng tồn kho.
- Trong quá trình kiểm tra kế toán chi phí hàng tồn kho, phơng pháp cân
đối đợc sử dụng là cân đối cụ thể với hàng tồn kho. Phơng pháp này đợc thực
hiện để so sánh số liệu trong chu trình hàng tồn kho giữa sổ sách với thực tế, giữa
các loại sổ kiểm toán tổng hợp và chi tiết.
Đặc điểm kiểm toán chu trình hàng tồn kho đợc thể hiện qua nội dung
của Kiểm toán chu trình hàng tồn kho: Sẽ đợc thể hiện trong các bớc trong quy
trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho.
Tuy nhiên, để ngăn chặn và phát hiện sai sót của kiểm soát nội bộ thì cần
kiểm soát tốt nhất dòng vận động của hàng tồn kho trong chu trình hàng tồn kho.
Khi quan sát hàng tồn kho ở bất kỳ doanh nghiệp nào ta cũng có thể nhận
thấy sự biến đổi hình thái vật chất của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất kinh
doanh. ở doanh nghiệp sản xuất, dòng vận động đợc nhận biết khi quan sát sự
chuyển dịch nguyên vật liệu vào thành phẩm trong quá trình sản xuất, hay
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
sự biến đổi từ nguyên vật liệu, thành phẩm sang hàng hoá khi đơn vị tiêu
thụ sản phẩm. Sự biến đổi hình thái vật chất nh vậy đợc gọi là sự vận động vật
chất hàng tồn kho.
Cùng với sự vận động của vật chất hàng tồn kho, có một dòng vận động
giá trị của hàng tồn kho, hay là dòng vận động của các chi phí trong chu trình
hàng tồn kho.
Dòng vận động chi phí hàng tồn kho, dới cách nhìn của kế toán, đợc thể
hiện trong việc phát sinh các chi phí hàng tồn kho và kết chuyển các chi phí đó
trên các tài khoản hạch toán hàng tồn kho.Với doanh nghiệp sản xuất, đó là sự
vận động của chi phí nguyên vât liệu trực tiếp (TK 621), chi phí nhân công trực
tiếp (TK 622), chi phí sản xuất chung (TK 627) vào chi phí sản xuất trong kỳ
(TK 154 hoặc TK 611), vào giá vốn hàng bán (TK 632). Trong khi đó, với doanh
nghiệp thơng mại, dòng vận động đó là dòng vận động của chi phí hàng tồn kho
đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, chi phí mua hàng trong kỳ Ta có thể thấy
dòng vận động hàng tồn kho trong doanh nghiệp thơng mại và doanh nghiệp sản
xuất qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho
Nguyên liệu
Sản phẩm
đang chế tạo
Thành phẩm
Giá vốn HB
Tồn ĐK
Mua vào
trong kỳ
Nguyên liệu
sử dụng cho
sản xuất
Tồn ĐK Tồn ĐK
Nhân công trực tiếp
Chi phí
NCTT
Phân bổ chi phí
NCTT
Chi phí
SPSX
trong kỳ
Giá vốn
hàng bán
CP SX chung
Chi phí
SXC
Phân bổ CPSXC
Tồn CK Tồn CK
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
3. Các chức năng của chu trình hàng tồn kho:
Mua hàng, nhận hàng, lu kho, xuất kho sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu
thụ là các chức năng vật chất chủ yếu có liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho.
Bên cạnh đó còn có chức năng ghi sổ trong đó bao gồm ghi sổ đối với chi phí sản
xuất và ghi sổ đối về hàng lu kho. Các chức năng này đều gắn liền với quá trình
kiểm soát nội bộ với dòng vận động của hàng tồn kho.
3.1. Chức năng mua hàng:
Chức năng mua hàng:
Chức năng này chủ yếu xác định nhu cầu mua hàng của các bộ phận. Một
nghiệp mua hàng đợc bắt đầu bằng việc bộ phận kho hoặc bộ phận có hàng hoá
hoặc dịch vụ viết phiếu yêu cầu mua. Phiếu yêu cầu mua này phải đợc kiểm tra
và thông qua bởi cấp có thẩm quyền về tính có thật và sự hợp lý của nhu cầu
mua. Phiếu yêu cầu mua đợc chuyển tới phòng thu mua để có căn cứ chuẩn bị lập
đơn đặt mua hàng, thoả thuận hợp đồng mua hàng và tổ chức nhận hàng. Trong
đơn đặt hàng phải nêu rõ số lợng, chủng loại, giá cả và quy cách sản phẩm hàng
hoá hoặc dịch vụ yêu cầu. Một liên đặt mua hàng cần đợc chuyển tới phòng kế
toán; còn một liên đợc chuyển tới phòng nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu. Quá
trình mua hàng này cũng chính là một phần việc của chu trình mua vào- thanh
toán.
Hệ thống kiểm soát nội bộ với việc mua hàng hoá của doanh nghiệp liên
quan đến chức năng mua hàng bao gồm:
Thiết lập kế hoạch mua hàng với những đơn vị sản xuất kinh doanh có quy
mô lớn. Các kế hoạch mua hàng đợc lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất, kế hoạch
tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho.
Sử dụng các phiếu yêu cầu có đánh số thứ tự trớc. Quy định thủ tục xét
duyệt phiếu yêu cầu mua. Phiếu yêu cầu mua phải nêu rõ nơi yêu cầu, số lợng và
chủng loại hàng hoá.
Có sự độc lập giữa ngời có nhu cầu, ngời lập hoá đơn mua và ngời quyết
định việc mua hàng hoá đó. Nếu nh trong trờng hợp chính sách nhân sự không
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
cho phép thực hiện đợc sự chia tách trách nhiệm thì lúc này cũng phải có một
nhân viên đáng tin cậy để kiểm soát quá trình mua hàng.
3.2. Chức năng nhận hàng:
Chức năng nhận hàng:
Chức năng này thờng liên quan đến chu trình mua vào và thanh toán. Bao
gồm các công việc: nhập kho, lập biên bản ghi nhận hàng, lập phiếu nhập kho,
thủ kho ghi sổ kho và chuyển chứng từ cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chức năng nhận hàng:
Hàng hoá vật t khi nhận về phải đợc kiểm tra cả về số lợng và chất lợng
bởi một bộ phận độc lập với bộ phận mua hàng bộ phận lu kho,bộ phận vận
chuyển và bộ phận kế toán. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm xác định số lợng
hàng nhận, kiểm định lại chất lợng của hàng nhận đó có đúng nh trong đơn đặt
hàng không và loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi, lập biên bản nhận hàng và
chuyển tới bộ phận kho. Chứng từ này minh chứng cho việc kiểm tra và nhận
hàng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ thiết kế các thủ tục kiểm tra tính đầy đủ của
các chứng từ hàng tồn kho, tính toán lại các chứng từ gốc, đối chiếu chứng từ với
sổ kế toán hàng tồn kho, các loại sổ kế toán hàng tồn kho với nhau để đảm bảo
việc ghi đúng, đủ, kịp thời hàng tồn kho.
3.3. Chức năng lu kho:
Chức năng lu kho:
Hàng hoá khi chuyển tới kho sẽ đợc thủ kho kiểm tra một lần nữa về chất
lợng và số lợng trớc khi cho nhập kho. Sau đó thủ kho lập phiếu nhập kho và
thông báo cho bộ phận kế toán của đơn vị về số lợng hàng nhận và cho nhập kho.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quá trình lu kho hàng hoá:
- Phải có sự cách ly trách nhiệm giữa ngời ghi sổ kế toán và ngời quản lý
kho hàng, ngời quản lý kho hàng phải có phẩm chất tốt.
- Sổ sách của kế toán và thủ kho cần phải đợc đối chiếu thờng xuyên để
đảm bảo sự khớp đúng, đầy đủ và kịp thời hàng tồn kho.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét