phát triển cho công ty, đồng thời trong giai đoạn này công ty cũng thu được
khá nhiều lợi nhuận nhằm duy trì và phát triển công ty.
- Từ năm 2004 đến nay công ty đã bắt đầu sản xuất máy tính mang
thương hiệu DTC: Đây cũng là giai đoạn phát triển mạnh mẽ của công ty,
doanh thu và lợi nhuận đều tăng vọt.
2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1. Mục tiêu
- Đa dạng hoá sản phẩm, ngành hàng và các dịch vụ kỹ thuật
- Trở thành một trong những Công ty hàng đầu Việt nam về Công nghệ
thông tin
- Cán bộ nhân viên có một cuộc sống phong phú về tinh thần, ổn định
về vật chất
- Thoả mãn tối đa nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và đạt được
sự hài lòng của khách hàng.
2.2. Nhiệm vụ
Công ty TNHH Máy Tính Đông Tâm có chức năng nhập khẩu và phân
phối các loại linh kiện máy vi tính, cung cấp các sản phẩm cho ngành công
nghệ thông tin.
Với mục tiêu và chức năng hoạt động của mình công ty đã thực hiện
một số nhiệm vụ sau:
- Đảm bảo nguồn hàng có chất lượng tốt nhất, liên hệ với những những
nhà cung cấp có uy tín trong khu vực Đông Nam Á, tạo mối quan hệ làm ăn
lâu dài và tốt đẹp.
- Công ty tổ chức và xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình,
uy tín, tạo được niềm tinh nơi khách hàng nhằm thoả mãn mọi nhu cầu của
khách hàng.
5
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
- Đảm bảo các dịch vụ sau bán hàng, đặc biệt là hoạt động bảo hành và
sửa chữa máy móc thiết bị khi có sự cố xảy ra một cách nhanh nhất.
- Các phòng ban cần thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình dảm bảo hoạt
động của công ty diễn ra một cách liên tục nhịp nhàng tạo được uy tín đối với
khách hàng.
3. Các đặc điểm chủ yếu của công ty trong sản xuất kinh doanh
3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
3.1.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hệ thống tổ chức quản lý trong công ty TNHH Máy Tính Đông Tâm là
kiểu trực tuyến chức năng.
Hệ thống quản trị kiểu trực tuyến chức năng có đặc trưng cơ bản là vừa
duy trì hệ thống vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng.
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
6
Phòng
Hành
chính
Phòng
XNK
Phòng
Kế
toán
Phòng
Kinh
doanh
Bộ
phận
bán lẻ
Bộ phận
phân
phối
Bộ
phận
hỗ trợ
Phòng
Dự án
Phòng
Kỹ
thuật
Bộ phân
bảo hành
TT lắp
ráp máy
tính
Ban Giám
Đốc
3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được phân theo chức năng hoạt
động thành các phòng ban bao gồm có sáu phòng ban, bốn bộ phận và một
trung tâm lắp ráp và sản xuất máy tính. Các phòng ban bao gồm có: phòng
kinh doanh, phòng dự án, phòng kĩ thuật, phòng kế toán, phòng xuất nhập
khẩu và phòng hành chính các bộ phận gồm có: bộ phận phân phối, bộ phận
bán lẻ, bộ phận hỗ trợ, bộ phận bảo hành được mô tả như theo sơ đồ trên,
trong đó chức năng và nhiệm vụ của các phong ban và bộ phận được thể hiện
như sau:
Phòng kinh doanh
Phòng Kinh doanh có chức năng và nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và tổ
chức thực hiện các hoạt động kinh doanh phân phối và bán lẻ của công ty.
Phòng này có ba bộ phận : Bộ phận phân phối, bộ phận bán lẻ, bộ phận hỗ trợ
các bộ phận này có chức năng nhiệm vụ như sau :
- Bộ phận phân phối
+ Nghiên cứu thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, giá
cả các loại sản phẩm và dịch vụ Công ty đang kinh doanh.
+ Tìm hiểu đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp để chăm
sóc khách hàng truyền thống, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại, phát
triển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
+ Đề xuất các giải pháp để khuếch trương hình ảnh của Công ty
trên thương trường, khuếch trương sản phẩm và dịch vụ; đề xuất các chính
sách thương mại để khuyến khích bán hàng, gia tăng doanh số.
+ Đưa ra các giải pháp về tổ chức hệ thống kênh phân phối cho công ty
Bộ phận bán lẻ
+ Tìm hiểu một số thông tin về các đối thủ cạnh tranh, ví dụ: về
hàng hoá, dịch vụ và các chính sách thương mại,
7
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm
và những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để thực hiện được kế
hoạch đề ra; trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch.
+ Tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của các tổ chức,
các doanh nghiệp là đại lý bán hàng của Công ty. Tìm hiểu, khai thác nguồn
hàng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
+ Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế; phối hợp triển
khai thực hiện và thanh quyết toán các hợp đồng.
- Bộ phận bán lẻ
Là nơi giới hiệu các mặt hàng của công ty cho người tiêu dùng và tổ
chức kinh doanh bán lẻ các loại linh kiện máy tính cho người tiêu dùng.
- Bộ phận hỡ trợ
Có trách nhiệm giải đáp các thắc mắc của khách hàng về công ty và sản
phẩm của công ty.
Phòng dự án
Phòng Dự án của Công ty có chức năng và nhiệm vụ xây dựng kế
hoạch và tổ chức thực hiện các hợp đồng, dự án phục vụ các cơ quan, các tổ
chức cụ thể là:
- Nghiên cứu, cập nhật các quy định của Nhà nước về công tác quản lý
đầu tư, quy chế đấu thầu về cung cấp và lắp đặt trang thiết bị.
- Tìm hiểu để nắm được kế hoạch đầu tư của các ngành, các tổ chức và
cá nhân. Tiếp cận và giao dịch với các ngành, các tổ chức và cá nhân có kế
hoạch đầu tư mới, nâng cấp trang thiết bị tin học, điện, điện tử, trang âm, thiết
bị văn phòng, thiết bị giáo dục, thiết bị y tế để tham gia đấu thầu cung cấp,
lắp đặt, bảo trì trang thiết bị.
8
- Xây dựng kế hoạch, nêu ra những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần
thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra. Trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch và
chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt.
- Duy trì quan hệ với các đối tác truyền thống để đảm bảo việc làm ổn
định, tạo cơ hội có thêm hợp đồng mới để ổn định đến gia tăng doanh số.
- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh dựa trên chiến lược kinh
doanh của công ty.
- Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu; tham gia đấu thầu, chọn thầu và tiến hành
đàm phán ký kết hợp đồng cung cấp, lắp đặt thiết bị.
- Phối hợp với phòng Kỹ thuật triển khai thực hiện hợp đồng. Tổ chức
bàn giao, thanh lý hợp đồng; phối hợp cùng phòng Kế toán đôn đốc thu hồi
công nợ.
- Thường xuyên báo cáo Giám đốc các thông tin về kế hoạch đầu tư,
mua sẵm của các đối tác và khách hàng mà phòng dự án đã thu thập được.
- Lập báo cáo hàng tháng, hàng qúy, báo cáo năm về doanh số thực
hiện; nêu những khó khăn, tồn tại và đề xuất giải pháp khắc phục.
Phòng kỹ thuật
Phòng Kỹ thuật có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh
doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng.
Nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Thông qua việc thu thập tin tức từ các cuộc hội thảo, từ mạng Internet
và từ các tài liệu khác để tư vấn cho Giám đốc, cho bộ phận kinh doanh về xu
hướng phát triển của công nghệ, các đặc điểm cũng như các tính năng kỹ
thuật của các công nghệ mới.
- Nghiên cứu, kiểm tra, đánh gía chất lượng các sản phẩm phần cứng
của các nhà cung cấp, báo cáo để Giám đốc có đủ thông tin đưa ra các quyết
định đầu tư hợp lý.
9
- Lắp ráp thiết bị, cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng,
giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và hướng dẫn khách hàng khi cần
thiết.
- Kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành; gửi hàng bảo
hành, thu đòi hàng bảo hành; giao trả hàng bảo hành cho khách hàng. Quản lý
và lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc bảo hành.
- Thực hiện công việc bảo hành các sản phẩm mà Công ty đã cung cấp
cho các khách hàng tại địa điểm khách hàng. Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng
theo hợp đồng.
- Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị tin học của Công ty.
- Tập hợp và báo cáo Giám đốc các ý kiến phản hồi của khách hàng về
sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung ứng, qua đó Ban lãnh đạo Công ty
nghiên cứu và xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm cung cấp tới khách hàng
những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất, đáng tin cậy nhất.
- Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo giới thiệu công nghệ mới và các loại
sản phẩm mới cho nhân viên kỹ thuật và kinh doanh trong công ty.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc trong tháng.
Phòng kế toán
Phòng Kế toán là phòng quản lý, có chức năng tư vấn cho Giám đốc
những vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán, có trách nhiệm tổ chức và
thực hiện công tác kế toán của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Cập nhật, tìm hiểu các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà
nước có liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán như: chính sách
thuế, Pháp lệnh kế toán thống kê,
- Duy trì quan hệ tốt với các cơ quan như các ngân hàng, các cơ quan
thuế,
10
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đầu
vào như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi.
- Ghi chép sổ sách, hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong kỳ.
- Đối chiếu công nợ với chủ hàng, khách hàng theo định kỳ hoặc đột
xuất; đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ.
- Kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê quỹ, két hàng tháng.
- Hướng dẫn các phòng, bộ phận trong Công ty thực hiện các quy định
về những vấn đề có liên quan đến công tác tài chính kế toán.
- Lập các báo cáo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ két, công nợ
trình Giám đốc hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Lập và nộp các báo cáo về công tác kế toán VAT theo quy định của
Nhà nước.
- Kiểm tra, rà soát và chuẩn bị tài liệu để quyết toán với cơ quan thuế.
- Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán.
- Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tiêu về doanh số, phân
tích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lý.
Phòng xuất nhập khẩu
Bộ phận xuất nhập khẩu có chức năng tư vấn cho Giám đốc về công tác
xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ cụ
thể như sau:
- Nghiên cứu, thu thập và tìm hiểu các quy định, luật lệ của Nhà nước
Việt nam, của các nước và các tổ chức quốc tế liên quan đến hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu; tìm hiểu các phong tục, tập quán của các thị trường
khu vực và quốc tế mà công ty đang hoặc sẽ tham gia.
- Tìm kiếm thông tin thị trường, tìm hiểu các nhà cung cấp các sản
phẩm Công ty đang quan tâm; phân tích, lựa chọn và đề xuất với Giám đốc về
11
nhà cung cấp, về sản phẩm và các điều kiện nhập khẩu có lợi nhất cho Công
ty.
- Tiến hành liên hệ, giao dịch với nhà cung cấp, làm các thủ tục cần
thiết cho nhập khẩu và giao nhận hàng hoá.
- Tham gia giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình nhập khẩu
hàng hoá.
- Phiên dịch, biên dịch cho Công ty khi được yêu cầu;
- Lập báo cáo trình Giám đốc kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu hàng
tháng, hàng quý, hàng năm.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng Tổ chức hành chính là phòng quản lý, có chức năng tư vấn cho
Giám đốc về quản lý nhân sự và quản lý hành chính, có trách nhiệm vể công
tác tổ chức và hành chính của Công ty. Nhiệm vụ của phòng như sau:
- Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, quy chế của Công ty.
- Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai thực hiện.
- Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân
viên.
- Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
- Phối hợp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện các nội
quy và quy chế của công ty.
- Tham gia đánh giá hoạt động của nhân viên.
- Quản lý và thực hiện các công việc hành chính của Công ty.
- Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên. Thực
hiện công tác BHXH cho nhân viên.
- Giao dịch với các cơ quan có liên quan khi cần thiết.
- Báo cáo Giám đốc công ty về tình hình thực hiện công tác quản lý
nhân sự, công tác hành chính trong tháng, trong qúy và cả năm.
12
Trung tâm lắp ráp và sản xuất máy tính
Trung tâm lắp ráp và sản xuất máy tính thương hiệu DTC có các chức
năng và nhiệm vụ cụ thể sau:
- Thực hiện kế hoạch sản xuất máy tính thương hiệu DTC của công ty
đề ra, đảm bảo về chất lượng số lượng và đúng qui trình sản xuất.
- Phối hợp với phòng Kỹ thuật xây dựng qui trình lắp ráp, sản xuất và
kiểm tra chất lượng máy tính đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi xuất
xưởng.
- Phối hợp với phòng Kinh cải tiến mẫu mã sản phẩm phát triển thương
hiệu máy tính DTC trên thị trường.
- Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật đưa sáng kiến đổi mới qui trình sản xuất
để tăng năng suất và chất lượng máy tính thương hiệu DTC.
+ Ngoài những nhiệm vụ trên đây, các phòng và các bộ phận đều phải
thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Quản lý, phân công công việc, đôn đốc nhân viên làm việc theo nhiệm
vụ.
- Triển khai nội quy và các quy chế đến từng nhân viên đồng thời kiểm
tra, đôn đốc việc thực hiện nội quy và quy chế.
- Tham gia nhận xét, đánh gía hoạt động của nhân viên.
- Phối hợp làm việc với các phòng, các bộ phận khác khi được yêu cầu.
- Đào tạo, hướng dẫn nhân viên.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.
- Báo cáo Giám đốc công ty về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất
và lắp ráp máy tính trong tháng, trong qúy và cả năm.
13
3.1.3. Phân cấp quản lí trong công ty
Giám đốc: là đại diện theo pháp luật của công ty và là thành viên
góp vốn chính của công ty.
Giám đốc có quyền hạn và nghĩa vụ sau:
- Giám đốc là người lập chương trình, kế hoạch hoạt động của công ty.
- tổ chức các cuộc họp của công ty
- Theo dõi quá trình thực hiện các quyết định đã đề ra của công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lí cấp dưới
trong công ty.
- quyết định các chế độ lương thưởng cả các khoản phụ cấp đối với
người lao động của công ty.
Phó giám đốc là người quản lí cấp cao sau giám đốc có quyền
hạn và nghĩa vụ cơ bản sau:
-Phó giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, có
quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của
công ty và chịu trách về mọi hoạt động quản lí và điều hành công ty trứơc
giám đốc.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư phát
triển công ty.
Truởng các phòng ban là người quản lí cao nhất trong phòng
mình phụ trách có quyền và nhiệm cơ bản sau:
- Trưởng phòng có quyền lãnh đạo nhân viên dưới quyền, mọi ý kiến
kiến nghị của nhân viên lên cơ quan lãnh đạo cấp cao của công ty đều phải
thông qua trưởng phòng.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc, phó giám đốc và công ty về mọi
hoạt động của phòng mình, thái độ và phong cánh làm việc của nhân viên
dưới quyền.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét