Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
II. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu và công cụ, dụng cụ bao gồm rất nhiều
loại, nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại đợc sử dụng có nội dung kinh tế, chức năng,
tính năng khác nhau. Vì vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch
toán chi tiết với từng thứ, từng loại vật liệu và công cụ, dụng cụ thì doanh nghiệp
phải tiến hành phân loại.
II.1. Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản
xuất:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tợng lao
động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực
thể chính của sản phẩm.
VD: động cơ, vỏ hộp (trong sản xuất máy bơm nớc)
Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động nhng vật liệu phụ không
phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thanh nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ chỉ có
tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm , làm tăng chất liệu
nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất,
bảo quản và bao gói sản phẩm.
VD: dung môi, sơn
Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn nh xăng, dầu, than, củi hơi
đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện, máy móc
Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa
máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.
Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện lắp đặt vào các
công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
5
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Phế liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng
Trên thực tế, tuỳ thuộc vào yêu cầu trong quản lý và kế toán chi tiết của từng
doanh nghiệp trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng thứ, từng
nhóm một cách chi tiết hơn. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác
quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân
loại vật liệu, doanh nghiệp cần phải sử dụng Sổ danh điểm vật liệu.
II.2. Phân loại công cụ, dụng cụ theo phơng pháp phân bổ, theo yêu cầu quản
lý và ghi chép kế toán:
Công cụ, dụng cụ dùng trong các doanh nghiệp bao gồm các loại:
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất.
- Dụng cụ đồ nghề.
- Dụng cụ quản lý.
- Quần áo bảo hộ lao động.
- Khuôn mẫu đúc sẵn.
- Lán trại tạm thời.
- Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu.
Trong công tác quản lý công cụ, dụng cụ đợc chia thành 3 loại:
- Công cụ, dụng cụ lao động.
- Bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
II.3. Các phơng pháp đánh giá hàng tồn kho:
Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ là dùng chỉ tiêu tiền tệ để biểu hiện giá trị
của vật liệu, công cụ, dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định.
Về nguyên tắc đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ phải đảm bảo yêu cầu chân
thực, thống nhất nghĩa là phải đánh giá đúng theo giá trị thực tế của vật liệu, công
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
6
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
cụ, dụng cụ tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ
ra để có đợc vật liệu, công cụ, dụng cụ đó.
Trong quá trình hạch toán, tuỳ từng điều kiện cụ thể ngời ta có thể sử dụng một
trong hai cách đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ, Đó là đánh giá theo giá hạch
toán hoặc theo giá thực tế.
II.3.1. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho:
Trong các doanh nghiệp, trị giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập vào
đợc xác định theo từng nguồn nhập.
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho đợc
tính theo công thức sau:
Giá gốc nguyên
liệu, vật liệu và
công cụ, dụng cụ
Giá mua ghi trên
hoá đơn sau khi
trừ đi các khoản
Các loại
thuế
không đ-
Chi phí có liên
quan trực tiếp
đến việc mua
= + +
Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển,
bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực
tiếp đến việc mua hàng tồn kho ( chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc
lập, chi phí thuê kho, thuê bãi).
+ Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
Giá gốc của vật
liệu, công cụ,
dụng cụ nhập
kho
Giá gốc của vật
liệu, công cụ,
dụng cụ xuất
thuê chế biến
Tiền công
phải trả cho
ngời chế biến
Chi phí vận
chuyển bốc dỡ và
các chi phí có
liên quan trực
= + +
+ Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập
kho đợc tính theo công thức sau:
Giá gốc VL, CCDC
nhập kho
=
Giá gốc VL xuất kho
+
Chi phí gia công
chế biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến
sản phẩm sản xuất nh: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
7
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên
liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhận góp liên doanh vốn
cổ phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng đánh giá
lại và đã dợc chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có).
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng:
Giá gốc NL,VL
và CCDC nhập
kho
Giá trị hợp lý ban đầu
của những NL, VL,
CCDC tơng đơng
Các chi phí khác có
liên quan trực tiếp
đến việc tiếp nhận
= +
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc cấp:
Giá gốc NL,
VL và CCDC
nhập kho
Giá ghi trên sổ của đơn vị đợc
cấp trên hoặc giá đợc đánh
giá lại theo giá trị thuần
Chi phí vận chuyển,
bốc dỡ, chi phí có liên
quan trực tiếp khác
= +
+ Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.
II.3.2. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho:
Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các nguồn
nhập khác nh đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử
dụng một trong các phơng pháp tính giá trị hàng tồn kho sau:
- Phơng pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của NL, VL, CCDC xuất
kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử
dụng ít NL, VL và CCDC có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc.
- Phơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính theo
giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ
(bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc
vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia
quyền sau mỗi lần nhập).
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
8
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Giá trị thực tế
NL, VL và
CCDC xuất kho
Số lợng NL,VL
và CCDC xuất
kho
Đơn giá bình
quân gia
quyền
=
ì
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau:
Phơng án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá bình
quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ).
Đơn giá
bình quân
gia quyền
cả kỳ dự trữ
=
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC tồn kho đầu kỳ
Số lợng NL, VL và CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
+
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC nhập kho trong kỳ
Số lợng NL, VL và CCDC
nhập kho trong kỳ
Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (Còn gọi là giá
bình quân gia quyền liên hoàn)
Đơn giá
bình quân
gia quyền
sau mỗi lần
nhập
=
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC tồn kho trớc khi nhập
Số lợng NL, VL và CCDC
tồn kho trớc khi nhập
+
+
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC nhập kho của từng
lần nhập
Số lợng NL, VL và CCDC
nhập kho của từng lần nhập
- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả
định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng
tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua
hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất
kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ,
giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ
hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả
định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn
kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng
pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
9
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo gia của hàng nhập kho đầu kỳ
hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
II.3.2.1. Đánh giá NL, VL và CCDC theo giá hạch toán:
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thơng sử
dụng nhiều loại, nhóm, thứ NL,VL và CCDC hoạt động nhập xuất NL, VL và
CCDC diễn ra thờng xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc (giá
trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời cầu của kế toán. Doanh
nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hang ngày trên phiếu
nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết NL, VL và CCDC.
Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kê
hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện đợc trên thị trờng. Giá hạch toán đợc sử
dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và đợc sử dung tơng đối ổn định, lâu
dài Trờng hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ
thống giá hạch toán.
Kế toán tổng hợp NL, VL và CCDC phải tuân thủ nguyên tắc theo giá trị thực
tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị
hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) NL, VL và CCDC để điều chỉnh giá hạch
toán xuất kho thành giá trị thực tế.
Hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá hạch toán của từng loại NL, VL và
CCDC đợc tính theo công thức sau:

Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Hệ số giá chênh lệch giá =
Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
10
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Giá thực tế của
NL, VL và
CCDC xuất kho
= Giá hạch toán của NL, VL
và CCDC xuất kho
ì
Hệ số chênh lệch giá
Sau đó tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.
II.3.2.2. Sử dụng giá mua thực tế:
Vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn
khác nhau cho nên giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn
giống nhau.Vì vậy, khi xuất nhập kho, kế toán phải tính toán xác định đợc giá
thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng khác nhau.Để tính giá thực tế của vật
liệu, công cụ dụng cụ xuất kho doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng
pháp sau:
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân tồn
đầu kỳ và nhập trong kỳ).
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Hệ số giá vật liệu (CCDC) =
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
Đơn giá thực tế của vật liệu,
công cụ dụng cụ xuất kho
= Số lợng vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho
ì
Đơn giá thực tế
bình quân
Phơng pháp này có u điểm là phản ánh tơng đối chính xác giá trị vật liệu, công
cụ dụng cụ xuất kho đồng thời thuận tiện cho kế toán quản lý từng loại vật liệu,
công cụ dụng cụ qui về một giá.
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
11
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Giá thực tế tồn đầu kỳ
Đơn giá thực tế đầu kỳ =
Số lợng tồn đầu kỳ
Giá thực tế
xuất kho
= Số lợngvật liệu
(CCDC) xuất kho
ì
Đơn giá thực tế
tồn đầu kỳ
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại
nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện đợc.
Theo phơng pháp này, đơn giá tính cho nguyên vật liệu xuất kho bằng giá nguyên
vật liệu nhập kho của chính lô hàng đó.
NVL đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho
đến lúc xuất dùng, khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào
số lợng và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra đợc trị giá thực tế
xuất kho. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các nguyên vật liệu có giá trị
cao và có tính chất cách biệt.
Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá thực tế, lúc nhập và
lúc xuất kho của từng lô hàng cho nên nó giúp cho việc hạch toán kế toán đợc kịp
thời. Nhng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi chặt chẽ từng lô hàngvà
nhận diện đợc từng lô hàng.
+ Phơng pháp tính theo giá nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này số vật liêụ nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc thì
mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất. Nh vậy, giá thực tế của vật
liệu (công cụ dụng cụ) tồn chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần
mua sau cùng.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
12
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
+Phơng pháp tính theo giá nhập sau, xuất trớc:
Theo phơng pháp này phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng
khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó
mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho.Nh vậy, giá thực tế
của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần
nhập đầu kỳ.
Trong doanh nghiệp sản xuất công cụ dụng cụ, khi xuất dùng công cụ dụng cụ
có giá trị nhỏ, doanh nghiệp có thể sủ dụng phơng pháp phân bổ 1 lần (phân bổ
ngay 100% giá trị) giống nh vật liệu.
Tuy nhiên khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tơng đối lớn, doanh nghiệp
phải sử dụng phơng pháp phân bổ nhiều lần (phân bổ nhiều kỳ).
Sổ phân bổ nhiều kỳ đợc tính nh sau:
Giá trị thực tế CCDC xuất dùng
Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ cho từng kỳ =
Số kỳ sử dụng
III. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ:
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh
nghiệp sản xuất cần đợc thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh
nghiệp.
+ Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán phùhợp với phơng pháp kế toán hàng tồn
kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình
hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu công cụ dụng cụ trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí
sản xuất và tính giá thành sản xuất.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
13
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
+ Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình
thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu - công cụ
dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
IV. Thủ tục quản lý nhập - xuất kho nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ và
các chứng từ kế toán liên quan:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, các hoạt động xuất, nhập kho nguyên vật liệu
công cụ dụng cụ luôn xảy ra. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động
hiện có của vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán phải lập chứng từ cần thiết một
cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ đã đợc Nhà nớc ban hành.
Những chứng từ hợp lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép trên thẻ kho trên sổ kế
toán, kế toán giám sát tình hình biến động và số lợng hiện có của từng thứ vật liệu
nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu phục vụ đầy đủ nhu cầu
cho sản xuất kinh doanh.
Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo quyết định
1141/TC/QD/CDKT ngày 1.11.1995 của Bộ trởng Bộ tài chính. Các chứng từ kế
toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm:
- Phiếu nhập kho <mẫu 01 - VT>
- Phiếu xuất kho <mẫu 02 - VT>
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ < mẫu 03 - VT>
- Biên bản kiểm kê vật t - sản phẩm - hàng hoá <mẫu 08 - VT>
- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho <mẫu 02 - BH>
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển <mẫu 03 - BH>
- Hoá đơn thuế GTGT
Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ
kế toán hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạng mức <mẫu 04 - VT>
- Biên bản kiểm nghiệm vật t <mẫu 05 - VT>
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
14

Xem chi tiết: Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ